La función de una Oficina de Gestión Estratégica de Cartera de Proyectos es mejorar la alineación de los proyectos con los objetivos estratégicos del negocio.
Las empresas enfrentan el desafío de tomar decisiones de dónde invertir el dinero y sus recursos para maximizar el valor de negocio, de dar soluciones a una gran cantidad de requerimientos de usuarios y clientes, de cumplir con normativas gubernamentales, etc. Las empresas formulan carteras de proyectos para concretar estas iniciativas sujetas a limitación de recursos (gente, tiempo, equipos, dinero, etc), por lo cual necesitan seleccionar y priorizar las carteras y sus proyectos que llevarán a cabo y para cuando.
PMOvalue ofrece servicios en planificación estratégica, desarrollo y evaluación de portafolios, selección y optimización de portafolios, planificación de la capacidad, seguimiento y control y la implantación y operación de oficinas de gestión estratégica de carteras de proyecto.
Planificación estratégica
Las empresas son bombardeadas por una gran cantidad de iniciativas y decisiones que deben tomar acerca de su futuro, esto puede ser agobiante si el negocio no ha establecido una clara dirección estratégica: ¿Cuáles importan más? ¿En qué horizonte de tiempo?:
- ¿Abrir nuevos mercados, retener o aumentar la cuota de mercado actual?
- ¿Liderar / Seguir los cambios en la industria o sector?
- ¿Mejorar la eficacia y eficiencia operativa, reducir costes, etc?
- ¿Cumplir con normativas / requerimientos gubernamentales, de industria, de responsabilidad social?
PMOvalue ayuda a las organizaciones a discernir entre la cantidad de iniciativas cuales están alineadas con su dirección estratégica de negocios. Revisamos el plan de dirección estratégica del negocio con la organización, establecemos los criterios para clasificar y pre-seleccionar las iniciativas que son importantes para el negocio, de manera que estas puedan ser posteriormente evaluadas y si es el caso seleccionadas finalmente. Este ejercicio es muy importante para poder determinar qué segmentos de iniciativas debieran hacerse y por qué.
Desarrollo y Evaluación de Portafolios ROI
El número de iniciativas, sus interrelaciones e impactos puede ser muy diversos y complejos. En un primer paso es necesaria agruparlas según sus elementos e impactos comunes. Estas agrupaciones pueden dar origen a carteras de proyectos, programas o proyectos.
El segundo paso consiste en evaluarlas en base a criterios técnico-económicos. El establecer criterios para valorizar las carteras y sus proyectos nos permite mejorar las propuestas de valor de los mismos. La evaluación de proyectos abarca aspectos de mercado, técnicos, organizacionales, legales y financieros. La profundidad con que se analice cada uno de estos aspectos dependerá de cada iniciativa. Al entender el aporte de dichos proyectos al negocio, podemos ajustar sus objetivos y alcance para que el proyecto maximice su valor. La evaluación técnico-económica y el análisis de costos beneficios permiten a las organizaciones valorar la cartera y sus proyectos con respecto al alineamiento con el negocio.
Selección y Optimización de Portafolios
La selección de las carteras y proyectos a ejecutar consiste en comparar el valor que aportan las carteras y sus proyectos: ¿Cuáles aportan mayor valor? ¿Cuáles priorizar?¿ En qué horizonte de tiempo se deben ejecutar?.
Para tomar estas decisiones es necesario desarrollar modelos de formulación y evaluación de proyectos que de manera simple y clara midan y exponga las razones para implementar o no las iniciativas. PMOvalue ayuda a las organizaciones a definir los modelos, métodos y criterios para seleccionar y priorizar las carteras y sus proyectos por medio de:
- Revisión del portafolio de proyectos y determinar su importancia relativa
- Determinación del impacto y complejidad de implantación en la operación
- Determinación del orden de prioridad y calendario en el portafolio de proyectos
Planificación de la Capacidad
La gestión del portafolio es un proceso dinámico de toma de decisiones, por medio del cual la lista de proyectos seleccionados es constantemente revisada, organizada y actualizada de acuerdo a la disponibilidad de recursos: si se tiene el presupuesto, tiempo, personal y medios.
La gestión de la capacidad toma decisiones sobre la disponibilidad de recursos y la capacidad requerida que puede afectar la realización del proyecto, su postergación o cancelación.
Seguimiento y Control
El alcance de la Gestión Estratégica de Cartera de Proyectos no se limita a la selección de la cartera y sus proyectos, sino que comprende toda la vida del proyecto midiendo el valor que están aportando a la organización y si ha conseguido los beneficios establecidos.
Implantación y Operación
PMOvalue implanta y opera Oficinas de Gestión Estratégica de Carteras de Proyecto ayudando a las organizaciones a identificar y seleccionar las carteras y proyectos más promisorios, a gestionar la capacidad y a hacer seguimiento de su aportación de valor. Para lo cual implantamos procesos, metodologías, herramientas y sistemas que soportan la segmentación, evaluación, selección, optimización y manejo de inversiones aportando un conjunto de indicadores clave de rendimiento (KPIs) orientados a los objetivos estratégicos de negocio.
Nuestro servicio de implantación de sistemas de Gestión Estratégica de Cartera de Proyectos (EPPM) permite analizar el inventario de proyectos de la organización, ayudando al cliente a clasificar proyectos y programas, definir o establecer prioridades, optimizar y balancear la cartera de proyectos simular escenarios para la toma de decisiones de acuerdo con los objetivos estratégicos de la organización. Algunos de los beneficios de los sistemas EPPM son:
- Visualización de las carteras de proyectos y su planeación
- Cuadro de segmentación y priorización
- Cuadro de mando del estado de la cartera de proyectos
- Cuadro de mando de realización de beneficios
- Facilitar el control y seguimiento de las carteras de proyectos
- Agilizar la toma de decisiones mediante simulaciones
- Gestionar la capacidad